Não erre ao fazer as cotações de frete

A rotina logística de uma empresa é um dos pilares que mantém a sua operação. Dentre as tarefas dessa rotina, existe uma que embora pareça simples é complexa, a cotação de frete.

A cotação de frete, dependendo de como é solicitada, pode otimizar ou onerar o custo da operação do transporte. Diversas variantes precisam ser consideradas para se chegar ao valor do frete justo, de maneira a evitar custos surpresas que podem prejudicar a lucratividade do negócio.

Mesmo que a empresa tenha uma transportadora parceira, com uma tabela de frete já consolidada, haverá situações em que precisará fazer cotações do serviço de transporte de outras empresas.

Por exemplo, quando há a necessidade de enviar uma mercadoria que não tem o perfil costumeiro da empresa. Quando isso ocorre, nem sempre as transportadoras parceiras conseguem atender essa demanda. É aí que entra a necessidade de fazer cotações com novas transportadoras.

Assim, deve ser feita uma seleção de transportadoras que atendam o perfil de negócio da empresa e, possivelmente, tenham disponibilidade para atender a demanda. A partir disso as cotações são realizadas.

No entanto, para que se encontre um bom serviço, com bom custo benefício, a maneira como a cotação é solicitada influencia muito. O responsável por essa cotação deve entender como o valor de frete é composto e quais são as variáveis que interferem nele.

Fatores que impactam no valor frete

Basicamente, alguns fatores são os mesmos dentre diferentes tipos de cotação:

• Análise do tipo da carga
• Local de origem e destino
• Dimensões e peso e volumes totais das mercadorias inclusive se elas forem diferentes entre si
• Impostos e taxas estaduais ou municipais
• Pedágios e seguros.

Então, o primeiro passo para se fazer uma cotação corretamente é identificar o perfil da carga que precisa ser transportada, compreendendo o modelo de negócio tanto da sua empresa quanto da transportadora que vai lhe atender.

O segundo e importante item é a previsão de quando o produto tem que estar em seu destino. Qual o prazo máximo para essa entrega?

Nessa etapa também é preciso saber se será necessário equipamentos e pessoal para a movimentação dessa carga, como paleteira e ajudantes de separação .

Considerar se haverá paradas, se o veículo que fará o transporte terá que ficar parado aguardando a movimentação da mercadoria e por quanto tempo ficará parado.

Analisar o local da entrega é outro ponto crucial. É uma zona de difícil acesso? Há riscos de assaltos e outros imprevistos?

Todas essas informações são indispensáveis para realizar uma cotação direcionada ao que você exatamente precisa e permitir que a transportadora que está ofertando para sua demanda entenda a característica da entrega e tenha condições de atendê-la. Além de chegar em um valor de frete adequado.

Outros custos na cotação

Alguns custos dentro do frete não são passíveis de negociações. É o caso de impostos fixos, como o ICMS, Cofins e PIS. Também há os impostos e taxas que são estaduais e municipais e que variam de acordo com o destino da entrega.

Além disso temos também a taxa de Gerenciamento de Risco em Transporte Rodoviário de Cargas (GRIS). Uma taxa cobrada em cima do preço do produto para eventuais custos que venham a ocorrer relacionados a riscos durante o transporte.

Ainda, há os custos com seguros. Existe o seguro obrigatório do transporte e, mas também outros seguros que podem garantir a integridade da mercadoria despachada. É comum embarcadores querem abrir mão de seguros específicos para baratear o frete. Porém, a economia é pouca em comparação com o prejuízo que será se algum sinistro ocorrer.

Todos esses detalhes precisam ser levados em consideração logo no início das cotações. São informações determinantes para dar seguimento ou não na cotação, pois com elas a transportadora saberá se poderá atender ou não.

Tipos de frete a ser cotado

No momento da cotação, deve ser conversado com a transportadora como será o tipo de frete.

No frete normal, a própria transportadora realiza o transporte até o destinatário.

No frete com subcontratação, a transportadora contrata uma segunda empresa para realizar essa entrega. Algo muito comum, principalmente com transportadoras parceiras, em que há um contrato de longo prazo e condições específicas e vantajosas. A subcontratação permite manter a boa relação com o cliente não deixando-o na mão.

Há também a possibilidade de despacho, que é quando a transportadora parceira realiza a parte do processo de entrega e quem finaliza será um parceiro logístico dessa transportadora. Ou seja, duas empresas realizarão o transporte, cada uma em um trecho.

Por que fazer cotações com novas transportadoras?

Uma das vantagens em fazer cotações com transportadoras diferentes, com contratações pontuais, é a possibilidade de aproveitar as cargas fracionadas. Isto é, o transportador já tem uma rota que inclui o destino da mercadoria. Já está com uma lotação a caminho e há espaço para mercadoria da empresa. Então, o custo com frete acaba sendo menor, por estar dividindo o transporte com outros clientes, e tende a ter um prazo melhor também.

Caso o perfil da sua mercadoria seja muito específico, que demanda uma lotação exclusiva ou tem alto valor agregado, necessitando de veículos especiais ou até mesmo escolta, novos transportadores – com operação específica – podem prestar o melhor serviço e com bom custo.

Como otimizar a cotação do frete

Otimizar a tarefa de cotações de frente é simples. Crie um fluxo, um roteiro a seguido para todas as cotações a serem feitas.

Crie campos para identificação do perfil de carga, prazo, número de entregas, equipamentos necessários, o tempo previsto para carga e descarga, o trajeto e suas particularidades, custos e taxas extras.

Padronize esse fluxo e use-o adaptando a cada tipo de mercadoria que você precise fazer a cotação. Isso agilizará o processo e a cotação será a mais detalhada possível, sem custos surpresas.

Se possível, tenha uma ferramenta em que você pode fazer suas cotações de frete de maneira automatizada. Existem várias opções no mercado. E, para contar com novos transportadores, envie sua cotação para nós.