Nota Fiscal ou Declaração de Conteúdo? Quando usar esses documentos?

A facilidade (e necessidade) em abrir uma loja virtual, hoje em dia, faz com que comerciantes expandam seu negócio ao digital, mas não se atentem aos detalhes que o comercio eletrônico exige para funcionar bem. Nesses casos, as dúvidas de como e o que fazer vão surgindo conforme as vendas vão acontecendo – principalmente em relação a envios dos produtos aos clientes e a burocracia por trás dessa operação. A emissão de Nota Fiscal é um desses detalhes em que, se algo sair errado, causará prejuízo.

Quando é obrigatório emitir NF? Posso substituir a NF pela Declaração de Conteúdo?

Ouvimos muito essas questões e, por isso, vamos explicar o que são esses dois documentos – essenciais para transportar mercadorias pelo Brasil.

De forma abrangente, os envios de mercadorias fruto de transações comerciais exigem a Nota Fiscal. Já os que não tem origem comercial, não são obrigados a ter NF, então é exigido a Declaração de Conteúdo.

Toda empresa aceita a Declaração de Conteúdo?

Porém, não é qualquer empresa que aceita a Declaração de Conteúdo para transportar as encomendas. Os Correios e empresas de transporte de passageiros aceitam despachos acompanhados dos dois tipos de documentos.

Agora, transportadoras depende da empresa e de suas políticas. Elas podem rejeitar transportar encomendas acompanhadas de Declaração de Conteúdo e aceitar apenas as com NF – que é o caso da MHLog.

Vem entender melhor sobre o assunto!

Nota Fiscal e sua obrigatoriedade no transporte

Não somente para o transporte, a Nota Fiscal é um documento que cumpre uma obrigação legal de empresas, físicas ou digitais, que realizam transações comerciais – ou seja, de compra e venda.

É o que comprova que a mercadoria procede de uma operação realizada legalmente, com todos os tributos pagos.

No transporte, além de comprovar a procedência, a NF também é fundamental para o seguro em casos de acidentes e avarias.

Ela sempre deve ser anexada ao lado de fora da embalagem da mercadoria e protegida por um material transparente – como os sacos canguru.

A Lei n° 8.846 impõem o registro formal de toda receita de compra e venda, a Nota Fiscal, e a Lei n° 8.137 caracteriza que o não cumprimento dessa obrigação é crime de sonegação de impostos.

Quando a NF não é obrigatória

Há algumas situações em que os envios não se tratam de mercadorias de compra e venda. É o caso de brindes, presentes, prêmios – produtos que não foram tributados, pois não foram vendidos. Assim, não há Nota Fiscal e a Declaração de Conteúdo pode servir para comprovação de legalidade. Porém, para transportadoras que só embarcam as cargas mediantes NF, o remetente pode emitir uma Nota Fiscal de bonificação, própria para esses tipos de mercadorias.

Também não há a obrigatoriedade da Nota Fiscal para Microempreendedores em vendas para pessoas físicas. Em operações com pessoas jurídicas a emissão é dispensada, desde que o destinatário emita uma Nota Fiscal de Entrada.

 

Declaração de Conteúdo

Envios com destinos nacionais*, feitos pelos Correios e por empresas de viação exigem a Declaração de Conteúdo, em mercadorias sem Nota Fiscal, desde 2018. Tanto para Microempreendedores, quanto para pessoas físicas.

Essa declaração, assim como a NF, assegura a procedência legal da mercadoria. Indica do que se trata o item, valor e quantidade contida. Além dos dados do remetente e destinatário e assinatura afirmando que não se trata de mercadoria tributada.

Ela também deve ser fixada na face externa da embalagem e protegida com material transparente.

 

É preciso ter em mente que sem NF ou Declaração de Conteúdo, não há transporte – independentemente da empresa de transporte.

Além disso, esses documentos precisam ser preenchidos corretamente e com informações verdadeiras. Com dados errados, haverá atrasos e prejuízos. Tentativas de fraudes, as conhecidas notas frias, também acarretarão em prejuízo – ainda mais porque, se confirmada a fraude, a empresa responderá judicialmente.

Outro ponto pelo qual esses documentos merecem atenção dos empreendedores é pela fiscalização.

Você sabia que um caminhão carregado com toneladas pode ficar retido apenas por uma mercadoria que está desacompanhada de documentação?

Imagine você sendo o embarcador de uma carga que está corretamente identificada, ser prejudicado com atraso em sua entrega, devido a outro embarcador que não cumpriu as exigências. Certamente, não iria ficar feliz.

Depois de saber tudo isso, consegue entender o porquê as empresas de transporte condicionam a postagem à presença desses documentos? É mais segurança e qualidade no transporte tanto para as empresas quanto para os clientes.

 

*Importante mencionar que estamos falando apenas para transportes em território nacional. Para destino internacional, há outras normas e documentos, como a Declaração Simplificada de Exportação (DSE).